Hvordan redusere kostnader på råvareinnkjøp med bedre prognoser

Alle produsenter trenger råvarer og tjenester for å kunne operere, og kostnadene til innkjøpsavdelingen er ikke bare prisen på de bestilte varene, men inneholder også blant annet tiden man bruker på oppfølging av leverandører og diverse konsekvenskostnader. Konsekvenskostnader kan være økte lager og transportkostnader som følge av suboptimale valg av leverandører og bestillinger, for å nevne noe. Som vi skal se i denne artikkelen er det få som jobber optimalt med innkjøp, og ved å basere seg på avanserte forsyningskjedeanalyser og prognoser er det mulig å gjøre store besparinger.

Dagens røverkjøp kan fort bli katta i sekken om bestilte varer ikke kommer til avtalt tid, av riktig mengde eller det viser seg at mottatte varer ikke kan brukes.

Hvordan mange jobber med innkjøp

Vi kommer ikke bort fra det at i veldig mange bedrifter, selv store bedrifter, blir planlegging av innkjøp ofte gjort ved hjelp av mye menneskelig intuisjon og mange store og kompliserte regneark. Regneark som beregner når en skal bestille flere råvarer, fra hvilke leverandører og lignende.

Basert på de beregningene har man ofte definert gjenbestillingspunktet etter noen enkle regler for å sikre at man har nødvendige råvarer på lager. Vanlige regler kan være at man skal legge inn en bestilling hos leverandør når lagerbeholdning blir for liten i antall eller når lagerbeholdningen vil dekke forbruket i en periode mindre enn en satt grense.

For å bestemme hvor mye som skal bestilles brukes ofte enten manuelle og intuisjonsbaserte metoder, eller mer formaliserte bestillingsberegninger som kvadratrotsformelen. Kvadratrotsformelen («EOQ» eller «Economic order quantity» på engelsk) er en modell utviklet for å beregne den beste mulige bestillingsmengden for å redusere variable kostnader gitt et bestemt lagernivå. Selv om denne modellen er over 100 år gammel er den fremdeles mye brukt av mange bedrifter, og mange innkjøpsprogrammer benytter forbedrede utgaver av nettopp denne modellen.

For bedrifter som har forsøkt å fornye seg de siste 10 årene er det heller ikke uvanlig å se utstrakt bruk av datavisualiseringsverktøy som Power BI eller Tableau for å erstatte noen av Excelfilene. Men selv om de er gode rapporteringsverktøy er ikke Power BI eller Tableau alene kraftige nok analyseverktøy for å kunne gi innkjøpere god nok databasert støtte i arbeidet.

De vanlige arbeidsmåtene som beskrevet over gir innkjøperne illusjonen av kontroll og virker trygt og kontrollert. Men i tillegg til å være veldig tidkrevende er det sjeldent dette fører til optimale bestillinger, selv for bedrifter med enkle forsyningslinjer.

Hvorfor innkjøp er vanskeligere i dag

Selv om de konvensjonelle metodene har fungert godt i mange år, har forsyningskjedene nå blitt mer kompliserte og markedene mer uforutsigbare, og det fører til at det har blitt nødvendig å tenke nytt om man skal fortsette å være konkurransedyktig i tiden fremover.

Mens de fleste metodene som brukes for innkjøp er fundamentalt designet for markeder som endres tregt og med forutsigbare etterspørselsmønstre, er dette langt fra sannheten i dag. Nå har de fleste bedrifter mye lengre og mer sårbare forsyningslinjer enn tidligere hvor forstyrrelser ikke lengre er unntaket, men må sees på som normalen. For å håndtere dette har nå mange forsyningskjeder begynt med tettere samarbeid mellom aktørene ved å ha mer utstrakt informasjonsutveksling mellom aktørene. I denne verdenen vi nå lever i er man nå nødt til å se utenfor sine egne fire vegger, og kombinere informasjon fra tusenvis av kilder for å kunne reagere på endringene i tide og gjøre de riktige valgene på selv små spørsmål som om når en råvare skal bestilles.

Og det blir ikke bedre på salgssiden. Etterspørsel er nå generelt mer variabelt og vanskelig å forutsi for de fleste varekategorier. Kampanjer utført av en konkurrent eller anbefalinger på sosiale media kan føre til enorme svingninger i etterspørselen av et produkt, og evnen til å oppdage og reagere hurtig på de svingningene kan bety forskjellen mellom å klare å utnytte situasjonen, eller sitte igjen med mange usolgte varer på lager fordi man reagerte for sent eller på feil måte.

Samtidig har produkter generelt mye kortere levetid i markedet nå enn tidligere, og det er ikke uvanlig at produktspesifikasjoner også endres fortløpende for å utnytte prisforskjeller på råvarealternativer, tilpasse de til endringer i lovverket eller for å tilfredsstille ønsker fra store kunder.

Risikokontroll ved innkjøp

Innkjøp er alltid forbunnet med risiko. Risikofaktorene ved innkjøp kan enten være generelle, som dårlig varekvalitet, leverandører som ikke klarer å levere, fare for uventede kostnader og transportproblemer, eller spesifikke til en sektor, geografisk område eller industri. Uansett må de faktorene vurderes under alle innkjøp og det er innkjøpsavdelingens ansvar å finne den riktige balansen mellom risiko og fortjeneste.

Behov og forsyningskjedeanalyser

For å kontrollere risiko ved innkjøp av råvarer, er det viktigste verktøyet en trenger en god og alltid oppdatert analyse over nøyaktig hva du trenger og når du trenger det. En slik analyse er nødvendig for å kunne sikre at du ikke ender opp med å kjøpe for mye eller for lite av en råvare, og at du får reservert kapasitet tidlig hos leverandørene eller utnyttet eventuelle kvantumsrabatter som ofte ligger i godt forhandlede avtaler.

I tillegg så er det nødvendig å ha god og oppdatert oversikt over hvilke utfordringer som finnes i forsyningskjeden. Dette innebærer å løpende evaluere leverandørers pålitelighet, oppdage mulige risikofaktorer knyttet til transporten av bestilte varer, om det finnes geopolitiske spenninger som bør bli tatt hensyn til og lignende.

Mulige tiltak for å redusere risiko

Med gode behovs og forsyningskjedeanalyser kan man begynne å vurdere hvilke tiltak som kan vurderes for å redusere konsekvensene ved forsyningsproblemer.

Benytte sikkerhetslager

Den vanligste formen for risikoreduksjon består av å bygge et sikkerhetslager av viktige råvarer. Et sikkerhetslager sørger for at du har en buffer av råvarer som kan benyttes ved unormalt stor etterspørsel eller ved forsyningsproblemer. Men riktig forvaltning av sikkerhetslageret er viktig for å holde kostnadene nede og risikoen under kontroll. Og det er her mange kan forbedre seg.

Mens sikkerhetslagerets hovedformål er å redusere risiko, er det få som forvalter nivået på sikkerhetslageret på en måte som knytter nivået til den faktiske risikoen de er utsatt for. De vanligste strategiene for å bestemme sikkerhetslagernivået er enten som et fast nivå i antall enheter eller antall ukers forbruk, eller definert som en faktor av den historiske nøyaktigheten til prognosene.

Men ingen av de strategiene tar høyde for den varierende risikoen man er utsatt for gjennom fremtidige markedsendringer, de alltid endrende risikofaktorene til stede i forsyningskjeden eller større fremtidige endringer i etterspørsel. I perioder med krig, pandemier eller naturkatastrofer vil den naturlige risikoen man er utsatt for være mye høyere enn i stille perioder, og slike endringer i risikofaktorene skjer hele tiden. Det er derfor viktig å knytte hvordan man forvalter sikkerhetsbeholdningen til den samlede risikoen bedriftene er utsatt for hvis man ønsker å redusere kostnadene og sikre at man har et sikkerhetslager som faktisk kan sikre bedriften i perioder med utfordringer.

Diversifisering av råvarekilder

Over de siste to tiårene har trenden vært å konsolidere leverandørrelasjonene for å kunne utnytte den økte forhandlingskraften man får ved avtale kjøp av større kvantum hos en leverandør eller bygge tettere samarbeid gjennom å samarbeide om produktutvikling eller starte med mer omfattende informasjonsutveksling. Samtidig gir færre aktører en enklere forsyningskjede som det er enklere å beholde oversikten over og følge opp, og langsiktige avtaler kan gå langt i å redusere risikoen for store prissvingninger ved større markedsendringer.

Tette samarbeid kan også redusere risiko ved at man kan bli en høyere prioritert kunde hos leverandøren når det først oppstår leveringsproblemer, eller at man kan få utvekslet informasjon som gjør det mulig å forstå hvilke risikofaktorer som leverandøren på sin side er påvirket av og derfor tidligere kunne reagere ved endringer som kan skape utfordringer for leverandørens leveringsevne.

Men den avhengigheten til en leverandør bidrar også til økt risiko.

Det er naturlig at ved å vedlikeholde avtaler med flere leverandører og veksle mellom de ved innkjøp blir avhengigheten til en leverandørs evne til å levere redusert. Derfor kan strategisk arbeid med fornuftig diversifisering av leverandører gjøre forsyningskjeden mer robust mot ikke bare store utfordringer som geopolitiske risikofaktorer eller naturkatastrofer, men også mer alminnelige utfordringer som forsinket transport som følge av vær eller forsinket tollklarering. Ved mindre og hyppigere bestillinger kan også leveringsproblemer oppdages tidligere.

Forberedelse på bruk av alternative råvarer

Det er ikke utenkelig at enkelte råvarer fort kan få kraftige prissvingninger i markedet generelt eller at en råvare kan bli systematisk vanskeligere å få tak i. Langsiktige avtaler med leverandører kan ofte hjelpe, men selv de vil bare kunne skjerme mot prisøkninger i en periode, og om leverandøren ikke klarer å levere, hjelper det fint lite hva som står i avtalen.

Ved å planlegge for slike mulige markedsendringer kan man utvikle produktene slik at enkelte råvarer kan erstattes med andre på kort varsel. Men det er ikke uvanlig at systematiske utfordringer med enkelte råvarer også vil smitte over på lignende alternative råvarer, og der er derfor viktig å kunne være tidlig ute med bestillinger av alternativene.

Balansere risikoeksponering mot kostnader

I nesten alle tilfeller fører tiltak for å redusere risikoeksponeringen til økte utgifter og kompleksitet i forsyningskjeden, så det å jobbe med en eller annen form for balanse blir viktig.

I dag, med store og kompliserte forsyningskjeder faller det eneste reelle alternativet bedrifter bør bruke på en matematisk eller simuleringsbasert tilnærming. Det finnes flere programvareløsninger som systematiserer og visualiserer hvordan de forskjellige risikofaktorene vill påvirke innkjøpene, men få kan gjøre det like godt som Future Then View. Future Then View gir en komplett oversikt over hvordan risikofaktorene påvirker hele forsyningskjeden, med en minimal mengde av manuelt arbeid nødvendig for å holde analysen oppdatert.

Hvordan redusere kostnader og risiko med Future Then View

Før en kan begynne å gjøre betydelige optimaliseringer er man nødt til å ha en god oversikt over både hva etterspørselen kommer til å være og hvordan forsyningskjeden som helhet kommer til å utvikle seg fremover. Uten dette er det vanskelig å ta informerte valg som sørger at man oppnår den største reduksjonen i risiko for den minste mulige kostnaden, og det er her Future Then View kommer inn.

Revolusjonerende prognoser og forsyningskjedeanalyse

I Future Then View er prognoser mer enn bare hva som kommer til å selges i tiden fremover. Future Then View tar en helhetlig tilnærming til prognoser som gjør at det er prognoser tilgjengelig for alle deler av forsyningskjeden, basert på alt av tilgjengelig informasjon.

Dette betyr at det også er prognoser tilgjengelig på alt fra hva man må sørge for at blir bestilt og hvilke leveranser man vil få fra de forskjellige leverandørene. Systemet tar høyde for både den historisk observerte leveringsevnen og servicegraden hos leverandørene i tillegg til markedsdata og andre datakilder for å gjøre det mulig å oppdage utfordringer eller kartlegge fremtidige risikofaktorer så tidlig som mulig.

Mens systemet er designet for å også ta høyde for informasjon og justeringer gjort av brukerne, kan systemet kjøre tilnærmet helautomatisk og henter selv kontinuerlig data fra andre systemer for å sørge for at alle analyser og prognoser alltid er oppdatert. Den høye graden av automasjon gjør systemet til et uunnværlig verktøy for å analysere både store og små forsyningskjeder med mange eller få aktører på en detaljert måte.

Redusere risiko og kostnader

Med Future Then View besitter brukerne verktøyene som gjør det mulig å forstå hvordan forsyningskjeden vil utvikle seg, hvilke risikofaktorer som eksisterer i forsyningskjeden og hvordan de vil utvikle seg fremover.

Med markedsledende etterspørsel, salg og behovsprognoser, gjør Future Then View innkjøperne i stand til å forstå nøyaktig hvor mye råvare de trenger for å sikre at alle råvarene man trenger alltid er på lager.

Samtidig gir Future Then View oversikt over hvordan markedene utvikler seg som følge av geopolitiske spenninger eller andre hendelser, som kan påvirke både pris og leverandørenes leveringsevne. Dette kombinert med grundig analyse av historiske kjøp fra en leverandører, gir brukerne mulighet til å tidlig oppdage problemer som oppstår både krypende eller brått.

Vi kjenner ikke til andre systemer som gir automatisk oversikt over hvordan en TikTok trend i Tyskland og en krig i Ukraina sammen påvirker kjøpet av råvarer fra Spania for en fabrikk i Fredrikstad, men vi vet at Future Then View kobler dette sammen.

Ved å bruke de analyseverktøyene tilgjengelig i Future Then View kan man lett identifisere de største risikofaktorene og målrettet jobbe med å redusere eksponeringen.